
どうも。
どちらかというと朝型のこっこ(@cocco00)です。
ニワトリですしね。
ビジネスメールで当たり前のように使われるメール。
今日は私が実践しているメールテクニックのひとつをご紹介します。
たった一本のメールであなたの印象はぐっと高まる
実にシンプルなことなので「こんなの当たり前に実践しているよ」という方もいらっしゃると思います。
ですが、私のまわりにはこれをしていない人が大変多い。
なにか。
受信の御礼メールを送るということです。
何はともあれメール受信をしたら返信する
メールはスケジュール調整をするときによく利用されます。
例えばこんなメール。
○○様
お世話になっております。
掲題の件、来週のどこかでお打ち合わせのお時間をいただきたく、
候補日をいくつかご教示いただけますでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが宜しくお願い致します。
良くきますよね。
こういうメールが着たとき、多くの人が出席者のスケジュールを確認、調整してからメールを返信します。
こんな感じ。
(メール受信の翌日に)
△△様お世話になっております。
ご連絡いただきましたお打ち合わせの件ですが、
○月○日(○曜日)△時からでいかがでしょうか。
場所は御社でも弊社でもどちらでも構いません。宜しくお願い致します。
私がスケジュール調整依頼のメールをすると、多くの人がこのようなメールを返してきます。
でも、これじゃだめ。
私はこうしています。
(依頼メールを見たら極力速やかに)
△△様お世話になっております。
お打ち合わせの件、ご連絡いただきありがとうございます。
社内調整のうえ追ってご連絡させていただきます。取り急ぎメール受信の御礼のご連絡です。
今後とも宜しくお願い致します。
どうでしょう。
この簡単なメールひとつで、相手があなたに対して抱く印象はかなり変わります。
次にくるメールを約束されるという安心感
多くの人は「メールの返信が早いと仕事ができる人なんだなと思う」そうです。
ですが、別に仕事できる風に見せるためにこのメールを送るわけではありません。
このメールの効果として、相手に「ちゃんとメールを確認しましたよ」と伝えることができます。
人によっては一日に100通を超えるメールを受信することもあるでしょう。
「もしかしたら自分のメールは多量のメールに埋れてしまって見られていないのでは?」
メールの返信がないと相手はそう思ってしまうかもしれません。
それをこの一本の簡単なメールが解決してくれるのです。
相手は「待っていたら返事がくるんだ」と安心することができます。
相手にとってはとても助かることですし、同時にあなたの印象を高めてくれるというわけです。
定型文を利用して反射的に行う
先ほどのような受信お礼のメールは、定型文として登録しておくと便利です。
多くのメーラーには定型文を登録することができる機能がついていますよね。
そこに登録してしまえば、このお礼メールは1分足らずで完成してしまいます。
まとめ | されて嬉しいなら是非しましょう
人によっては「そんなことする前にさっと調整して返事すればいい」という人もいるかもしれません。
だけど、少なくとも私はご紹介したようなメールをもらえると嬉しいし、安心します。
自分がされて嬉しいことなので、私はこれを実践しています。
みなさんはどうでしょう?
もしこのようなメールをもらえたら嬉しいなと思うなら、是非ご自身でも実行してみてください。
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