ジブン手帳同好会第2回関東オフ会レポート(舞台裏編)

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先般開催させていただいた『ジブン手帳同好会 第2回関東オフ会』。

Wunderlistさんとのコラボ、ケラウノスのプレゼン、佐久間さんのエア参加など、盛りだくさんの内容のオフ会となりました。

この記事では、その舞台裏。幹事メンバーがどんなことをしてきたか、という裏話をちらっとご紹介していきたいと思います。

前回の反省点

関東でのオフ会は2回目の開催。第1回は10名規模のこじんまりとしたオフ会でした。

特にトークテーマ等は設定せず、『里子文具』と『プレゼント交換』という2つの企画のみ用意したゆるーい会でした。

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これはこれで楽しかったのですが、『ジブン手帳同好会』のオフ会でありながら、用意した2つの企画の影響もあり『文具トーク』に寄ってしまったのが個人的な反省点として残りました。

「次はもっとジブン手帳の話をしたい!」

その思いを胸に、今回のオフ会の企画をスタートさせました。

実際の第2回のオフ会の様子はこちらの記事でご確認ください。

楽しすぎた!ジブン手帳同好会第2回関東オフ会レポート |
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オフ会の構成の大幅なチェンジ

企画立ち上げ当初は

  • 第一部:テーマトーク
  • 第二部:周辺文具店巡り

という二部構成で考えていました。

文具店巡りは第1回のオフ会でも行った企画で、リニューアルしたばかりの伊東屋に行きました。

今回も第二部として同様に文具店をめぐろうと考え、「どの文具店に行くか」を管理メンバーで話し合おうとしていました。

nyororoさん経由での素敵なお話

そんななか、10月の半ばごろでした。

『手帳は彼氏』でおなじみ、nyororoさん(@nyororo)経由で、「Wunderlistの中の人がジブン手帳ユーザーと話してみたいと思っているそうで、オフ会でコラボできないかという話があるよ」というお話をいただきました。

マジかよ!? Wunderlistだよ!? あの世界的アプリだよ!? それがジブン手帳同好会とコラボ!!!?

興奮しすぎていろんなものが垂れ流しになりましたw

TwitterのDMでWunderlistさんとやりとりをさせていただき、第二部の文具店巡りを取り止め、その時間を利用していただき、Wunderlistさんにプレゼンテーションをしていただくこととなりました。

加えて、Wunderlistさんには会場費+アルファで資金的なご支援もいただきました。この場を借りてお礼申し上げます。ありがとうございました!

他故壁氏さんによる『ケラウノス』プレゼン

更には、参加者として名を連ねていただいた他故壁氏(たこかべうじ)さん(@takokabeuji)には、ジブン手帳革カバー『ケラウノス』のプレゼンテーションを行っていただくことになりました。

オフ会としてのクオリティがこれにより更に高まったように思います。

佐久間さんのオンライン参加

佐久間さん参戦

もともとWunderlistさんコラボの話が上がった時点では、佐久間さんにもオフ会に参加いただく想定だったのですが、佐久間さんが当日別の予定が入ってしまっており、ご参加が難しい状況でした。

が、開催2日前。やはりnyororoさんから連絡があり、「佐久間さん、Skypeで参加できるって話ですよ!」と!

急遽会場のWifi環境の確認等行うと共に、参加者の自己紹介後にサプライズ参戦していただくような段取りに変更しました。

幹事メンバーの関係性が最高だった

このように、1か月の間で当初想定から大きく企画内容が変わりましたが、幹事メンバーで迅速柔軟に都度対応してきました。

当然ですが幹事メンバー全員、別に本業があります。本業の傍ら、オフ会の企画を煮詰めてきたわけですが、たくさんコミュニケーションを取りあい、「誰かが対応できなくても誰かが自然とカバーする」ような関係性が出来上がっていたため、様々な状況変化にも本当に柔軟に対応することができました。

イベント管理ツール選びの失敗

オフ会開催が決まり、初めに議論したのが『イベント管理ツールをどうするか』でした。

ジブン手帳同好会自体がGoogle+のコミュニティであるため、「参加者も基本は全員Google+ユーザー」という前提のもと、Google+にて用意されている『イベント』機能を使うことにしたのですが、これが失敗でした。

ツール選びに際しては

  • 参加者の方に情報発信ができる
  • 参加者の方からの質問も受け付けられる
  • 写真等の共有ができる

というような視点を持っていました。

一応、Google+の『イベント』もそれらの機能はあるのですが、発信した情報が、参加者にしっかりと通知されないという致命的弱点がありました。

加えて、端末によって(iPhoneだけかも?)テキストの改行が効かず、テキストでの長文の発信ができないのもすごく不便でした。

前者については、参加者の方に個別に連絡を入れました。
後者については、テキストで作成した案内文を画像化してアップしました。

もう二度とGoogle+ではイベント管理しませんw

コミュニケーションツールと、タスク管理ツール

企画を煮詰めたりするにあたって、いくつかのツールを利用しました。

コミュニケーションツール:LINE

企画を煮詰めるのあたり、幹事メンバーでのコミュニケーションにはLINEを使っていました。

さっきから「企画がっつり煮詰めてきたぜ!」と豪語していますが、実際は50%くらいは雑談してましたw

この雑談によって、幹事メンバー同士がすごく仲良くなれた。先にも記載のとおり、幹事メンバーがすごく良い関係を築けたことが、オフ会成功(成功だよね?w)の大きな要因になっていると感じています。

タスク管理ツール:Wunderlist

Wunderlist: todoリストとタスク管理
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
価格: 無料
アプリをダウンロードする

当初、協議事項・決定事項等はLINEの『ノート』機能を使ってまとめていました。LINEそのものは雑談がかなり多かったので、議論内容は別途ノートにまとめるような運用です。

が、『ノート』が増えてくるとやっぱり埋もれがち。何が協議事項で何かが決定事項なのかもわかりづらくなってしまっていました。

そんなときにWunderlistさんとのコラボが決まり、急遽「管理メンバーでWunderlistを導入しよう」ということに。

マジで「もっと早くコレを使っておけば良かった」と思いました。

めちゃくちゃ捗る。

Wunderlistタスク

協議事項をリストアップし、完了したらチェック。チェック済み項目は即ち決定事項なので、何が決まっていて、何を決めなければいけないかが一目瞭然でした。

タスクごとに担当者を割り振ることができるし、サブタスクの設定も可能。タスクごとにチャット形式でコミュニケーションも取れるし、データのアップもできる。

Wunderlist導入により幹事メンバーの頭のなかが劇的に整理され、以降本当にスムーズに協議が進みました。

データ共有ツール:Dropbox

Dropbox
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
価格: 無料
アプリをダウンロードする

オフ会開催にあたり、いろいろと準備するものがありました。

参加者に向けた案内文、座席表、タイムテーブル、収支表などなど。

それぞれメインの担当者を割り振って、基本的にはメインの担当者がそれを更新していました。

Wunderlistでもデータのアップはできるのですが、幹事メンバー全員が最新の資料にアクセスできるよう、Dropboxで共有フォルダを作成しました。これも良かったね。

メインの担当者が作業を行えないような場面でも、別のメンバーがDropboxから最新データを取り出し、修正して再アップ。ということができました。

先を読んだ事前準備

今回、「こっこさんは主管よりは全体を俯瞰する立ち位置にいて」ということで、最初は他の幹事メンバーの方にいろいろとお任せしていました。

が、私こういう企画するの好きなんだよねw途中から結構しゃしゃりでて色々やっちゃっていたような気がします。

幹事メンバー間でのコミュニケーションがしっかり取れていたから、というところもあると思うのですが、私の意図をメンバーが完璧に汲んでくれたし、逆に幹事メンバーの意図を私も汲むことができて、事前準備が本当にスムーズに進みました。

グループ分け

これは正解だったな、と思っているのがグループ分けの方法。

総勢22名という大人数だったため、全体でトークするのではなく、グループごとにトークをしてもらおう。グループを4つに分けて各グループに1名以上の幹事メンバーを配置。さらに途中で席替えをしよう。と考えていました。

これを踏まえて、今回幹事側で用意したネームプレートがこちら。

名札

△参加者の名前とアイコンに加え、ひとりひとりにアルファベット(A~D)と数字(1~4)の管理番号を振りました。

アルファベットがトークテーマ1のグループ割、数字が席替え後のグループ割です。

ネームプレートを見るだけで自分がどのグループなのかがすぐにわかり、座席表を作るよりもわかりやすい。この方法は次回以降も是非踏襲したいと思いました。

プレゼント交換方法

オフ会の企画のひとつとして「プレゼント交換」を用意していたのですが、これも事前準備のおかげで本当にスムーズに行きました。

プレゼントは受付のタイミングで回収させていただいたのですが、回収と同時にクジ用のラベリングをするとともに、それがどなたのプレゼントなのかわかるよう、名札と同じものを用意してプレゼントに貼り付けました。

プレゼントラベル

△こんな感じ。

幹事メンバー側で「何番のプレゼントは誰が用意したプレゼントか」がすぐわかるため、「自分が用意したプレゼントに自分で当たっちゃった」場合でもすぐに引き直していただけるようになりました。

ちなみに、結局21名でプレゼント交換をしたので、自分のプレゼントに当たる確率ってすごい低いはず…なんだけど、実際にありましたw

受け取った側も「だれだれさんからのプレゼント」というのが一目瞭然で、受け取った直後に「いただきました、ありがとうございます」というコミュニケーションが取られていました。

こんなツイートもいただきました♪

反省点

基本的には大成功で終わったかな、と思っているのですが、振り返ってみるとちょっと反省点もあります。

イベント管理ツール

これは先に記載のとおり。Google+は失敗です。もう使いませんw

受付開始前の設営のバタつき

会場自体は13時から予約しており、予約の10分前から準備で入れるようになっていました。

が、受付開始を13時からにしていたため、準備時間は10分。思えばちょっと無理のある設定だった…。

受付時の作業が結構多く、会費の徴収等の重要手続きもあったため、予定していた13時15分スタートから大幅に遅れ、結局13時半近い時間のスタートとなってしまいました。

あいさつと自己紹介で長めの30分の時間を確保していたので、帳尻は合いましたが…。参加者の方にだいぶご迷惑をおかけしてしまい、反省…。

プロジェクター設置台

プロジェクターをレンタルする手配はしてあったのですが、プロジェクターを設置する台と、プレゼンターにどこでプレゼンをしてもらうかというのを考慮していませんでした。

この辺もバタついてしまい反省点。

ドタキャン対策

このオフ会はあくまで個人が企画したもの。なので、収支はめちゃくちゃ重要なんです。

ので、ドタキャンが出ると結構きつい。

会費は1500円で、別途プレゼント交換用に500円程度の文具を用意いただいていたため、参加者の方には都合2000円程度の出費をいただいています。

個人主催のイベントとしてはハッキリ言って結構高め。ギリギリの金額感かなと思っていました。

支出の80%くらいが会場費です。ちなみに会場はルノアール(マイスペース)の貸し会議室で、ビジネス用の普通の貸し会議室と比べると圧倒的安さでした。

Wunderlistさんのご好意で資金的援助もいただいたのですが、それでもかなりギリギリの収支。ドタキャンは許容できてなんとか2名、という状況でした。

そして当日、キャンセル2名。しかし、奇跡的に「別のイベント参加するつもりでここに来ていたけど、こちらのほうが楽しそうだったので」という飛び入り参加の方がいてくださって、収支は若干のプラスで終えることができました(ごめんね、余剰分は反省会に使わせてもらってますw)。

体調不良とかもあると思うのでドタキャン自体はやむを得ないとは思うのですが、収支が赤になってしまうのは個人イベントとして回避したい。

ということで、事前に会費を徴収できるような機能があるイベント企画ツールを探すというのも手かな、という教訓を得ました。とはいえ、ちょっと調べてみたけど、会費徴収できるツールはPayPalを使うみたいで、その場合は手数料がかかっちゃうみたいですね。悩ましい。

トリまとめ

今まで何度かオフ会の主催はさせていただきましたが、今回ほどきっちりと練り上げたのは初めてでした。

初めての経験でしたが、めちゃくちゃ楽しかった!

本番も楽しくて仕方なかったし、準備期間も楽しくて、あっという間に時間が過ぎた感じでした。

陰ながらいろいろな工夫をしたり、細かな決め事もきっちり話し合って、本当に素敵な会になったんじゃないかと思います。幹事メンバーの皆さんには改めて感謝!

またやりたいな、と心から思える会でした!

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