【手帳術】手帳とニーモシネで公私のタスクを管理する

slooProImg_20150525003024.jpg

どうも。あいも変わらずノートジプシーなこっこ(@cocco00)です。

ジブン手帳との出会いにより、手帳ジプシーは卒業したのですが、ノートジプシーは変わっていません。

しばらくトラベラーズノートをジブン手帳と併用していましたが、再びニーモシネを使い始めてみました。
今の私のタスク管理方法をご紹介したいと思います。

タスク管理用のニーモシネ

ニーモシネ197

△こちらが私が使っているニーモシネ。
しばらくニーモシネから離れていましたが、再びニーモシネを使いたくなったのはこの特殊罫ノート(197)の存在を知ったから。

説明書き

△197はチェックリストのような特殊なノートです。
「ノートは片面だけ使え」というニーモシネの当初のコンセプトを引き継いでいます。
今は両面のノートも出てますねw

特殊罫線

△惹かれたのはココ。
メインセルの左に2つ分の正方形のセルがあります。

これを見てはっと思い出したのが、フランクリンプランナーのタスク管理方法でした。

ニーモシネ197でデイリータスクの管理

では、私のタスク管理方法のご紹介です。

朝、始業の前にその日にやることを書き出します。このとき、思い付いたものだけを書いていくのではなく、手帳と相談するのですが、このへんは後ほど。

タスクの洗い出し

△取り急ぎタスクを書き出しました。

仕事のタスクだけでなく、プライベートのタスクも書き出します。
このとき、わかりやすいようにプライベートのタスクは下から書きます。私はさらに色を緑にしています。手帳でもノートでも、緑は「私見」や「プライベート」を表す色ルールと定めています。

優先順位の設定

△続いてタスクを重要度・緊急度でA〜Dにランク付けし、さらにそれに1〜数字を割り振ります。
私はプライベートなタスクにはPを付けています。

これで朝のタスク整理は終了。

状態の記入

△A1→A2→A3→B1…というようにタスクを消化していきます。原則、この順番を守ります。
順番を守ることで先延ばしにしがちなタスクも手を付けやすくなるのです。

ニーモシネの1番左のセルにはタスクの状態を記入します。

完了したタスクにはチェックマーク。加えて、私はマイルドライナーでグレーのマーカーを引いています。

先送りにしたタスクには『→』を、削除したタスクには『×』を書き入れます。着手したタスクには『○』を、部下などに委託したタスクには委託した人の『イニシャル』を入れます。

先送りしたタスクや着手したけど終わらなかったタスクは、翌日のページに転記し、翌日もタスクとして処理します。

重複ランクに印

△仕事中に新たに発生したタスクは追記し、他のタスクと優先度を比較してランク付けします。
同じランクのタスクができるので、わかりやすいように私は重複ランクのタスクには青でアンダーラインを入れています。

年→月→週→日とタスクをブレイクダウンする

先ほど始業前にやることを書き出す、と書きましたが、その際に必ず手帳を開きます。

マンスリーページ

△モザイクたくさんで恐縮ですが、これが私の手帳。5月のマンスリーページです。ジブン手帳です。

ジブン手帳のマンスリーページには左側にチェックリストが付いていて、私はここにその月にやりたいこと、やるべきことを書き出しています。

ウィークリーページ

△同じく手帳のウィークリーページ。ここにも左側にチェックリストが付いていますので、その月にやりたいこと、やるべきことを細分化して週のタスクとしてここに記入しています。

始業前のタスクの書き出しは、ウィークリーページに書かれた週のタスクを確認するところから始まるのです。

その週のうちにタスクを完了するために今日何をすべきなのか。これを日々のタスクとして落とし込むわけですね。
この辺はニーモシネだけだと叶えづらく、逆に手帳が得意とする分野です。

単に日々思い付いたタスクだけを書き込んでいるだけだと、長期的な夢や目標の達成につながってきません。
年→月→週→日のブレイクダウンを意識し、夢や目標に向けて日々前進!ですね!

可視化されることで頭が整理される

デキル方はきっとこれらを頭の中で処理してしまうのでしょうが、私は無理ですw

ので、とにかく書き出す
書き出しただけだと心の弱い私は「簡単なヤツから終わらせるか」、という心理が働き、やりたくないものを後回しにしちゃいます。
コレジャダメ。

わかりやすく順番を付けてあげることが大事。
やりたくないな、面倒だなってタスクも、着手しちゃうと意外にポンポン進んだりするものです。
優先順位付けによりスムーズに着手できるようになりますよ。

チェックがモチベーション

△あとはいろいろな手帳本に書かれていますが、やはりタスクを終えてチェックマークが付いたり、マーカーでタスクが消されたりするのを見るとモチベーションが上がります。

逆にマーカーがあまり付いていないと、「今日は効率的に進められなかった。先送りのタスクがこんなにたくさんできてしまった」と、反省の気持ちが湧いてきます。
この気持ちが、翌日の仕事の効率化を生んでくれるのです。

トリまとめ

手のひらサイズ197

△手のひらサイズで、立ったままでも筆記が可能なニーモシネ197。個人的にとてもタスク管理がしやすいノートだと思います。

集中力がなくてついあちこちに手を付けてしまう方(過去の私のこと)には、このタスク管理方法は本当におすすめです。

ニーモシネでなくても実践できますので是非一度試してみてくださいね。

それでは。
こっこ(@cocco00)でした。

このニーモシネも長らく愛用してます

slooProImg_20150525003024.jpg
ジブン手帳2017販売中!

ロフトネットストア

話題のジブン手帳2017の販売がスタートしています。お買い漏れのないように!今年からジブン手帳グッズの販売もスタートしましたよ。

コメントを残す