[手帳活用術]タスク管理は手帳×三色ボールペン活用術で捗る

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どうも!
こっこ(@cocco00)です。

10月に入り、いよいよ2014年の手帳が店頭に並び始めましたね。来年の手帳どうしようかな。

タスクは三色ボールペン活用術をアレンジした色ルールで管理する

齋藤学先生の三色ボールペン情報活用術をご存知でしょうか?

すごくざっくりとお伝えすると、

赤:重要(客観)
青:まぁ重要(客観)
緑:重要(主観)

というように色にルールを持たせて情報を管理しようというものです。

ルールわけは自分で自由に決めるとして、大事なのは色ルールを定めるということ。

私が定めた色ルール

手帳でこの三色ボールペン活用術を使うには3色では足りないなと思い、+2色し、それぞれの色に自己ルールを定めました。

赤:最重要(客観)
青:重要(客観)
緑:私見、あるいはプライベート
黒:ベースカラー
橙:タスク

追加したのは手帳に文字を書くベースカラーとなる黒と、タスク専用色の橙。

このタスク専用色がポイントです。

それぞれの色の役割

もう少し細かく色ルールを見て行きます。

【赤】最重要

最も大事な事象につける色です。

最重要ということで、滅多に使いません。
頻発させてしまうと視覚的に『最重要』の効果が薄れてしまいます。

赤色を見たら要注意!
条件反射のように色の役割を思い出せるようになるのが理想です。

【青】重要

赤ほどではないけれど重要な項目につける色です。

大事な会議や、覚えておくべき期日などは青で記入します。
赤よりも使用頻度は高いですが、それでもそんなにたくさん使うわけではありません。

【緑】私見あるいはプライベート

スケジュール欄においてはプライベートの予定を、タスク欄においてはプライベートのタスクを、メモ欄においては私見あるいはプライベートのメモを、緑色で記入します。

緑を見たら私事!

後述しますが、基本タスクには橙色を割り振っています。ですが、プライベートのタスクは仕事と分けるためにも緑で書くようにしています。

【黒】ベースカラー

黒は手帳に書き込むベースとなるカラーです。

スケジュール、メモは基本黒で書き込みます。

【橙】タスク

本記事の主役。
タスクはすべて橙色で書き込んでいます。

重要度に関わらず、タスクはすべて橙。

この色ルールの定めが手帳を劇的に見やすくし、またタスク管理を捗らせます。

色ルールのメリット

このように色ルールを定めることのメリットは頭が「この色を見たらこれ」というのを瞬時に判断してくれるようになることにあります。

手帳

これはある週の私の手帳です。
マスクをかけてしまってるのでわかりづらく申し訳ありませんが、色に着目してください。

先に記載した色ルールに則って記入していますので、ぱっと見ただけで「これが重要!」「これがタスク」というのが一目でわかります。

これが色ルールを定める最大のメリットです。

自分が何をすべきか、あるいはこの週にあった出来事で何が重要なのか、色ルールによって瞬時に判断できるのです。

消化したタスクや、重要事項は黒で潰す

更に手帳管理を効率化させましょう。

赤で記載した最重要項目。
でも仕事の進捗によりある時点からそれは「最重要」ではなくなることもあります。

あるいは橙で記載したタスク。
タスクなので当然消化しますよね。

消化した色は黒で潰しましょう。

このひと手間で手帳管理は一気に効率化します。

どういうことか。

先ほど色ルールを定めるメリットは「頭が瞬時に判断してくれるようになること」とお伝えしました。

これを黒で潰すことでリセットできるのです。

タスク消し

こんな感じで、パッと見た時に橙色を感じない程度に潰します。

消化したタスクが橙で残り続けていたら、ぱっと見た時に頭はそれを「タスク」として捉えてしまいます。

なので、黒で色を潰しましょう。

黒はベースカラー。その色を見ても頭は反応しません。

「あれ?これはやらなきゃいけないタスク?…あ、もう終わってるやつだね」という無駄な思考を回避できるのです。

消すのではなく、潰すというのがポイント。

消化したタスクはあなたがした仕事の記録です。手帳を見返したときに消化タスクが消されていては、そのときあなたが何をしていたのかわからなくなってしまいます。

色ルール適用の大前提:手帳は必ず見返す

色ルールは手帳を見返すという、手帳術において最重要とも言える使い方が大前提になっています。

手帳、今週のスケジュール欄をチェックするだけになってませんか?

それでは色ルールを定める意味はほとんどありません。

手帳は必ず見返しましょう。

過去のページも、未来のページも、です。

究極的にはすべてが手帳に集約されている、手帳が情報の母艦になる状態を目指します。

なので、この見返す行為がとても大事になるのです。

おまけ:おすすめの手帳

手帳を情報の母艦とする方法については何度かにわけて記事にしていこうと思っていますが、先んじて、それを達成するために適していると考えている手帳をご紹介します。

△最強の手帳、陰山手帳です。

豊富なタスク欄やメモ欄、イヤープランナーも使いやすく、弱点が一切ありません。

バーチカルレフトと言われる手帳で、左ページが1週間分の予定を時系列に管理できるバーチカル、右ページがメモページになっています。

知りうる限り、これを超える手帳はいまのところありません。

トリまとめ

  • 色ルールを定めよう!
  • タスクに色ルールを適用しよう!
  • 完了タスクはベースカラーで消そう!
  • 当然、手帳は何度も見返そう!
  • これが私の手帳術の基本。
    このルールは手帳だけでなく、ノートなどにも流用できます。

    すべての場所で同じ色ルールを利用することで、頭が条件反射してくれるようになります。

    究極的にはすべてが手帳に集約されている、手帳が情報の母艦になる状態を目指すための手帳術。
    他にもありますので、また別途記事にしてみますね。

    それでは!
    こっこ(@cocco00)でした!

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