あなたの印象をくくっと上げる、たった一本のメール

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どうも。
どちらかというと朝型のこっこ(@cocco00)です。
ニワトリですしね。

ビジネスメールで当たり前のように使われるメール。

今日は私が実践しているメールテクニックのひとつをご紹介します。

たった一本のメールであなたの印象はぐっと高まる

実にシンプルなことなので「こんなの当たり前に実践しているよ」という方もいらっしゃると思います。

ですが、私のまわりにはこれをしていない人が大変多い。

なにか。

受信の御礼メールを送るということです。

何はともあれメール受信をしたら返信する

メールはスケジュール調整をするときによく利用されます。

例えばこんなメール。

○○様

お世話になっております。

掲題の件、来週のどこかでお打ち合わせのお時間をいただきたく、
候補日をいくつかご教示いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが宜しくお願い致します。

良くきますよね。

こういうメールが着たとき、多くの人が出席者のスケジュールを確認、調整してからメールを返信します。

こんな感じ。

(メール受信の翌日に)
△△様

お世話になっております。

ご連絡いただきましたお打ち合わせの件ですが、
○月○日(○曜日)△時からでいかがでしょうか。
場所は御社でも弊社でもどちらでも構いません。

宜しくお願い致します。

私がスケジュール調整依頼のメールをすると、多くの人がこのようなメールを返してきます。

でも、これじゃだめ。

私はこうしています。

(依頼メールを見たら極力速やかに)
△△様

お世話になっております。

お打ち合わせの件、ご連絡いただきありがとうございます。
社内調整のうえ追ってご連絡させていただきます。

取り急ぎメール受信の御礼のご連絡です。
今後とも宜しくお願い致します。

どうでしょう。

この簡単なメールひとつで、相手があなたに対して抱く印象はかなり変わります。

次にくるメールを約束されるという安心感

多くの人は「メールの返信が早いと仕事ができる人なんだなと思う」そうです。

ですが、別に仕事できる風に見せるためにこのメールを送るわけではありません。

このメールの効果として、相手に「ちゃんとメールを確認しましたよ」と伝えることができます。

人によっては一日に100通を超えるメールを受信することもあるでしょう。

「もしかしたら自分のメールは多量のメールに埋れてしまって見られていないのでは?」

メールの返信がないと相手はそう思ってしまうかもしれません。

それをこの一本の簡単なメールが解決してくれるのです。

相手は「待っていたら返事がくるんだ」と安心することができます。

相手にとってはとても助かることですし、同時にあなたの印象を高めてくれるというわけです。

定型文を利用して反射的に行う

先ほどのような受信お礼のメールは、定型文として登録しておくと便利です。

多くのメーラーには定型文を登録することができる機能がついていますよね。

そこに登録してしまえば、このお礼メールは1分足らずで完成してしまいます。

まとめ | されて嬉しいなら是非しましょう

人によっては「そんなことする前にさっと調整して返事すればいい」という人もいるかもしれません。

だけど、少なくとも私はご紹介したようなメールをもらえると嬉しいし、安心します。

自分がされて嬉しいことなので、私はこれを実践しています。

みなさんはどうでしょう?
もしこのようなメールをもらえたら嬉しいなと思うなら、是非ご自身でも実行してみてください。

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